Le temps est une ressource précieuse et limitée qui doit être utilisée à bon escient pour atteindre le succès. Heureusement, il existe des méthodes pour s'assurer que ton temps - et celui de n'importe quel membre de ton équipe de travail - est utilisé efficacement.
La clé pour gérer ton temps efficacement est de comprendre quelle utilisation tu fais de celui-ci. Tenir un journal sur une période de plusieurs jours ou semaines est un bon point de départ et permet de mettre en évidence les moments où tu perds le plus de temps. L'étape suivante consiste à analyser les activités enregistrées dans le journal pour évaluer leur comparaison avec l’ensemble de tes priorités. Tu verras, peut-être qu’en fonction de tes objectifs, tu réaliseras que tu passes trop de temps à travailler ou à faire des suivis par courriel, par exemple. La prochaine chose à faire est de planifier, de concentrer son attention sur les tâches clés et le temps que chacune d'elles nécessite de manière générale. Il est important que les tâches soient hiérarchisées de manière objective et que les estimations de temps ne soient pas trop optimistes, car elles peuvent être démotivantes si les plans ne sont pas réalisés. Dans un contexte de travail ou d’études, il est utile de classer les tâches en fonction de l'urgence.
Il est souhaitable de passer un maximum de temps sur ce qui créé de la valeur et de minimiser les étapes ou les activités qui n’ont pas d’influence directe sur tes objectifs.
Conosci Pareto?
Vilfredo Pareto était un économiste italien du début des années 1900, qui a observé que dans son pays, environ 20% des gens possédaient 80% des richesses. Plus tard, son observation est devenue un principe universel à l’effet que pour une activité donnée, environ 80% des résultats provient de 20% des efforts. D'un point de vue d’efficacité, cela signifie que 80% de l'effort consacré à un projet pourrait potentiellement être gaspillé. Il est donc vital que tu puisses identifier les 20% les plus productifs de tes activités et leur accorder la plus haute priorité. Partout dans le monde, on réfère au principe de l’économiste italien comme étant la Loi du 80/20 ou le principe de Pareto. La règle se vérifie dans de nombreuses situations de la vie quotidienne.
Fais un Pareto de toi!
Pour réduire l'inefficience, identifie, dans une journée type, 80% des efforts que tu fournis qui ont un faible rendement. Évalue ce que tu pourrais abandonner. Prends ensuite le temps de te demander si les activités qui restent pourraient être menées plus efficacement. À l’opposée, pour maximiser l'efficience, identifie les 20% d'activités qui produisent le plus de résultats. Évalue les facteurs qui contribuent à leur succès. Explore si l'une des mesures identifiées peut être appliquée aux activités les moins productives de ta journée. Donne ensuite la priorité au petit nombre d'activités qui génèrent le plus de résultats.